FAX廃止を成功させる3ステップ 取引先への通知方法と社内説得のコツ

「FAXをやめたいけど、取引先が使っているから無理」 「社内で反対されて、結局そのまま」 「何から手をつければいいのか分からない」

こんな悩みを抱えている経営者やDX担当者の方も多いのではないでしょうか?

実は、FAXの廃止に成功している企業には共通のステップがあります。

この記事では、FAX廃止を阻む「本当の壁」を整理したうえで、現場の反対を最小限に抑えながら進める具体的な方法を3つのステップでご紹介します。

※本記事に記載されている料金、補助金、制度などの情報は、2026年2月時点のものです。最新の情報については各サービスの公式サイトや関係機関にご確認ください。

FAX廃止が進まない「3つの壁」

多くの企業がFAX廃止に踏み切れない理由は、実は設備投資やシステムの問題ではありません。以下の3つの壁が、FAX廃止を阻んでいます。

壁1:取引先がFAXを指定してくる

「注文はFAXで送ってください」と取引先に言われてしまうと、対応せざるを得ません。特に、大手企業や官公庁との取引がある場合、相手の業務フローに合わせざるを得ないケースが多くあります。

近年では行政機関でもFAX廃止の動きが進んでいますが、業界や取引先の状況によっては依然としてFAXが必要とされるケースも少なくありません。

壁2:社内に抵抗勢力がいる

「FAXじゃないと不安」 「今まで通りのやり方でいい」

こうした声は、変化に対する不安から生まれます。特に、長年FAXを使ってきた社員ほど、新しいツールへの切り替えに心理的なハードルを感じやすい傾向があります。

ここで重要なのは、反対する人を「理解のない人」と見なさないことです。彼らには彼らなりの理由があり、その不安を解消することが廃止への近道になります。

壁3:どう進めればいいか分からない

「いきなり全部やめたら混乱する」 「段階的に進めるべき?でも何から?」

FAX廃止は、単に機械を撤去すれば終わりというものではありません。業務フローの見直し、取引先への通知、社内教育など、やるべきことが多岐にわたります。全体像が見えないまま進めると、現場が混乱し、結局元に戻ってしまうケースも少なくありません。

ステップ1:現状を「見える化」して、廃止の優先順位をつける

FAX廃止で失敗する典型的なパターンは、「来月から全部やめよう」と一気に進めようとすることです。これでは現場が混乱し、失敗してしまいます。

やるべきこと:FAXの使用状況を調査する

まずは、以下の項目をリストアップしましょう。

• 誰が使っているか(部署、担当者名)
• 何のために使っているか(注文受付、見積送付、契約書など)
• どこから送られてくるか / どこへ送っているか(取引先名)
• 月に何枚くらい使っているか(送信・受信それぞれ)
• 代替手段の有無(メール、電話、郵送などで対応可能か)

この調査には1〜2週間かけても構いません。正確な現状把握が、その後のスムーズな移行を支えます。

優先順位のつけ方

調査結果をもとに、FAXを以下の3つに分類します。

A:すぐにやめられるFAX

• 社内のみのやり取り
• 取引先との合意が得られやすいもの
• 使用頻度が低いもの

B:条件付きでやめられるFAX

• 取引先との調整が必要
• 代替ツールの導入が必要
• 一定の準備期間が必要

C:当面残すFAX

• 法律や業界慣習で必須
• 取引先が変更に応じない
• 代替手段がない

まずはAから着手し、小さな成功体験を積み重ねることが重要です。「全部やめなきゃ」というプレッシャーから解放されると、現場の協力も得やすくなります。

ステップ2:代替ツールを選び、小さく試す

FAX廃止の代替手段として、主に以下の選択肢があります。それぞれの特徴を理解したうえで、自社に合ったものを選びましょう。

主な代替ツール4つ

1. インターネットFAX(クラウドFAX)

パソコンやスマートフォンからFAXの送受信ができるサービスです。FAX機は不要で、相手がFAXを使っていても問題なくやり取りできます。

メリット:

• 物理的なFAX機が不要になる
• 外出先でもFAXの確認・送信が可能
• 受信したFAXをPDFで保存できる

デメリット:

• 月額利用料がかかる(サービスによって数百円〜数千円)
• 相手が従来のFAXを使っている限り、完全なペーパーレスにはならない

代表的なサービス:「eFax」「秒速FAX」「MOT/FAX」など

2. 電子契約システム

契約書や注文書などを電子データでやり取りし、電子署名で締結するシステムです。

メリット:

• 契約業務が完全ペーパーレス化
• 印紙税が不要になる
• 締結までの時間が大幅に短縮

デメリット:

• 取引先も同じシステムを使う必要がある
• 導入時に社内ルールの整備が必要

代表的なサービス:「GMOサイン」「クラウドサイン」「DocuSign」など

3. ビジネスチャット

社内外のコミュニケーションをチャット形式で行うツールです。ファイルの送受信も可能です。

メリット:

• リアルタイムなやり取りが可能
• 履歴が残るため、確認漏れが減る
• 複数人での情報共有が簡単

デメリット:

• 相手も同じツールを使う必要がある
• 慣れるまでに時間がかかる場合がある

代表的なサービス:「Chatwork」「Slack」「Microsoft Teams」など

4. メール+クラウドストレージ

メールでのやり取りに、大容量ファイルはクラウドストレージ(Google DriveやDropboxなど)を併用する方法です。

メリット:

• ほぼ全ての企業が使える
• 追加コストが最小限
• 取引先への説明が不要

デメリット:

• セキュリティ対策を自社で行う必要がある
• ファイルの受け渡し手順が増える

小さく試す「テスト運用」のすすめ

ツールを選んだら、いきなり全社展開せず、以下の手順でテスト運用を行いましょう。

1. テスト部署を決める

最初は、比較的柔軟に動ける部署や、ITに理解のあるメンバーがいる部署を選びます。

2. 期間を区切る

「1か月間試してみる」など、明確な期限を設定します。これにより、「合わなければ戻せる」という安心感が生まれます。

3. 使い勝手を記録する

• 困ったこと
• 便利だったこと
• 改善してほしいこと

これらを記録しておくことで、全社展開時の課題を事前に潰せます。

4. 数字で効果を測る

• FAX送受信枚数の変化
• 作業時間の短縮(分単位で)
• コスト削減額

「なんとなく便利」ではなく、具体的な数字で示すことで、経営層や現場の理解が得やすくなります。

ステップ3:取引先・社内への説明＆段階的な移行

テスト運用で手応えを感じたら、いよいよ本格的な移行フェーズに入ります。ここで最も重要なのは、「相手に配慮したコミュニケーション」です。

取引先への通知:3か月前が目安

取引先へのFAX廃止通知は、最低でも3か月前には行いましょう。急な変更は、相手の業務に混乱を招き、関係性の悪化につながります。

通知文に含めるべき内容

1. 廃止の時期 「2026年5月1日をもちまして、FAXでの受付を終了いたします」

2. 理由(簡潔に) 「業務効率化とペーパーレス化推進のため」 (環境配慮やコスト削減など、相手も納得しやすい理由を選びます)

3. 代替手段の提案 「今後はメール([メールアドレス])にてご連絡をお願いいたします」 「電子契約システム[システム名]の導入もご検討いただけます」

4. 移行期間の設定 「2026年3月末までは、従来通りFAXでも受け付けます」

5. 問い合わせ先 担当者名と連絡先を明記

通知のタイミング

• 第1回通知(3か月前): 廃止の告知と代替手段の案内
• 第2回通知(1か月前): リマインドと移行状況の確認
• 第3回通知(1週間前): 最終案内

複数回に分けて通知することで、見落としを防ぎ、相手に準備の時間を与えられます。

社内への説明:「なぜ」を丁寧に伝える

社内への説明では、「FAXをやめます」という結論だけでなく、その背景と理由を丁寧に伝えることが重要です。

説明会で伝えるべきポイント

1. 現状の課題を共有する

「現在、月に約〇〇枚のFAXを使用しており、そのコストは年間〇〇万円です」 「FAXの確認漏れによるトラブルが、昨年〇件発生しています」

具体的な数字を示すことで、「なぜ変える必要があるのか」が伝わります。

2. 廃止後のメリットを示す

• 外出先でも確認・返信できる
• 印刷や仕分けの手間が減る
• 過去のやり取りが検索しやすくなる

ここでは、「会社のため」ではなく「自分たちの業務が楽になる」という視点で伝えるのがコツです。

3. 不安を受け止める

「慣れるまでは大変だと思います」 「困ったことがあれば、いつでもサポートします」

変化に対する不安を否定せず、受け止める姿勢を示しましょう。

4. 段階的な移行計画を示す

「いきなり全部変えるのではなく、まずは〇〇部署から始めます」 「1か月間のお試し期間を設けます」

急な変更ではなく、計画的に進めることが伝わると、抵抗感が和らぎます。

移行期間中のサポート体制

移行期間中は、以下のようなサポート体制を整えましょう。

1. マニュアルの作成

• 画面のスクリーンショット付き
• 「こんなときはどうする?」というQ&A形式
• 紙とデータの両方で配布

2. 相談窓口の設置 「困ったことがあれば、〇〇さん(内線〇〇)まで」 担当者を明確にし、気軽に質問できる雰囲気を作ります。

3. 定期的な振り返り 週1回程度、短時間のミーティングを開き、困っていることを共有します。 「実は〇〇がうまくいかなくて...」という声を早期にキャッチできます。

よくある失敗パターンと、その対策

ここまで、FAX廃止の具体的なステップをご紹介してきました。しかし、実際に進めてみると思わぬ壁にぶつかることもあります。ここでは、よくある失敗パターンと、その対策をまとめます。

失敗パターン1:「一斉廃止」で現場が大混乱

状況: ある日突然、「来月からFAXは使えません」と通達。現場は代替手段の使い方も分からず、業務が滞る。

対策: 前述の通り、段階的な移行が基本です。小さな成功体験を積み重ねることで、現場の不安を解消しましょう。

失敗パターン2:取引先への配慮不足でクレームに

状況: 廃止通知を1か月前に送っただけで、取引先から「急すぎる」「対応できない」とクレームが入る。

対策: 3か月前の初回通知、1か月前のリマインド、1週間前の最終案内という3段階での通知を徹底します。また、相手の状況に応じて、移行期間を柔軟に延長する姿勢も大切です。

失敗パターン3:コストが予想以上にかかる

状況: インターネットFAXサービスを導入したが、送受信の従量課金が高く、結局コスト増に。

対策: サービス選定時に、自社の送受信枚数と料金プランを照らし合わせます。無料トライアル期間を活用し、実際のコストを算出してから本契約しましょう。

失敗パターン4:社内の反対を押し切って強行突破

状況: 経営層の判断で強制的にFAXを廃止。現場の反発が強く、業務効率がかえって低下。

対策: 「なぜやめるのか」を丁寧に説明し、現場の声を聞く場を設けます。反対意見は「抵抗勢力」ではなく、「リスクを教えてくれる貴重な情報源」と捉えましょう。

FAX廃止で期待できる3つのメリット

FAX廃止を検討する際、以下のような効果が期待できます。自社の状況に照らし合わせて、効果を試算してみましょう。

メリット1:ランニングコストの削減

FAXを廃止することで、以下のコストが削減できる可能性があります。

• 通信費: FAX専用回線の月額基本料金
• 消耗品費: 用紙代、インク・トナー代
• 保守費用: FAX機の保守契約、故障時の修理費用
• スペース費用: FAX機の設置スペース

削減額は、現在の使用頻度や契約内容によって異なります。まずは月間のFAX送受信枚数と、現在かかっている費用を確認してみることをおすすめします。

メリット2:業務効率の向上

FAXをデジタル化することで、以下のような業務改善が期待できます。

• 場所を選ばない確認・送信: 外出先や在宅でも、スマホやパソコンから対応可能
• 検索性の向上: 過去のやり取りを日付や取引先名で瞬時に検索
• 紛失・見落としの防止: データ管理により、「FAXが見当たらない」「確認漏れ」が減少
• 仕分け作業の削減: 受信したFAXを担当者別に仕分けする手間が不要

特に、FAXの確認や仕分けに多くの時間を使っている場合は、大きな効率化が見込めます。

メリット3:セキュリティリスクの低減

紙のFAXには、以下のようなセキュリティ上の課題があります。

• 受信トレイに放置され、誰でも見られる状態になる
• 誤送信した場合、回収が困難
• 紛失や盗難のリスクがある

インターネットFAXや電子契約システムであれば、アクセス権限を設定でき、閲覧履歴も記録されるため、情報管理の面で安心です。

それでもFAXを残すべきケースとは?

ここまで、FAX廃止の方法をお伝えしてきましたが、すべての企業が完全にFAXをやめられるわけではありません。以下のようなケースでは、一部FAXを残す選択も合理的です。

ケース1:法令や業界ルールで必須の場合

一部の業界では、法律や業界団体の規則でFAXでの提出が求められることがあります。この場合は、無理にやめる必要はありません。

対策としては、最小限の台数に集約し、他の業務ではFAXを使わないようにします。

ケース2:取引先が変更に応じない場合

何度交渉しても、取引先がFAXでのやり取りを譲らない場合もあります。特に、相手が大手企業や官公庁の場合、自社の都合だけで変更を強いることは難しいでしょう。

この場合、インターネットFAXサービスを導入することで、物理的なFAX機は撤去しつつ、FAXでのやり取りは継続できます。

ケース3:緊急時のバックアップとして

災害時などでインターネットが使えなくなった場合、電話回線を使うFAXが有効な連絡手段になることもあります。

BCP(事業継続計画)の一環として、最低限の台数を残しておくという選択肢もあります。

まとめ:FAX廃止は「目的」ではなく「手段」

ここまで、FAX廃止の具体的なステップをご紹介してきました。最後に、最も大切なことをお伝えします。

FAX廃止は、それ自体が目的ではありません。

本当の目的は、

• 業務を効率化すること
• コストを削減すること
• 働きやすい環境を作ること

です。

もし、FAXを残した方が業務がスムーズに回るのであれば、無理にやめる必要はありません。逆に、「DXだから」「時代遅れだから」という理由だけで急いで廃止すると、かえって現場が混乱します。

大切なのは、自社の状況を正しく把握し、現場と取引先の両方に配慮しながら、段階的に進めることです。

今日からできる最初の一歩

この記事を読んで、「うちでもできるかも」と感じていただけたなら、まずは以下の一歩から始めてみてください。

1. FAXの使用状況を1週間記録する

誰が、何のために、何枚使っているかをリストアップします。

2. 1つの部署でインターネットFAXを試してみる

多くのサービスには無料トライアル期間があります。まずは触ってみることから始めます。

3. 取引先1社に、メール移行の相談をしてみる

「よかったらメールでやり取りしませんか?」と提案するだけでも、意外と受け入れてもらえることがあります。

小さな一歩の積み重ねが、大きな変化につながります。

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「一人で進めるのは不安」「専門家のサポートが欲しい」という方は、お気軽にご相談ください。

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