【2026年版】人手不足の会社が生産性を2倍にする方法12選

「求人を出しても応募が来ない」「やっと採用できても定着しない」「新しい人を雇う予算がない」

こんな悩みを抱えている経営者の方も多いのではないでしょうか？

採用市場の競争が激化する中、多くの中小企業が「人を増やす」以外の方法で人手不足を解決し始めています。

この記事では、在籍している社員だけで生産性を2倍にするための具体的な手法を、実践しやすい順にご紹介します。ITに詳しくない方でも取り組める内容ですので、ぜひ最後までお読みください。

※本記事に記載されている料金、補助金、制度などの情報は、2026年2月時点のものです。最新の情報については各サービスの公式サイトや関係機関にご確認ください。

人手不足の根本原因は「採用難」ではなく「業務の非効率」

厚生労働省の『令和6年版労働経済の分析（労働経済白書）』によると、2024年の有効求人倍率は1.24倍で推移しています。求職者1人に対して1.24件の求人がある状態であり、企業側にとっては厳しい採用環境が続いています。

出典：厚生労働省「令和６年版　労働経済の分析　－人手不足への対応－」 https://www.mhlw.go.jp/stf/wp/hakusyo/roudou/24/24-1.html

特に中小企業では以下のような課題に直面しています。

• 大手企業との採用競争に勝てない
• 採用予算が限られている
• 知名度が低く応募が集まらない
• 採用できても教育に時間とコストがかかる

しかし、「人手」は本当に足りないのでしょうか？

様々な「ムダな作業」に時間を奪われている

実は、多くの企業で以下のような「時間のムダ」が発生しています。

• 同じデータを複数の場所に手入力している
• 書類やファイルを探すのに時間がかかる
• 承認待ちで作業が止まる
• 特定の人しかできない業務がある（属人化）
• 形骸化した定例会議が続いている

厚生労働省の『令和6年版労働経済の分析（労働経済白書）』によると、企業が人手不足に対応するための取り組みとして、「業務プロセスの見直しによる効率化」が重要な施策の一つとして挙げられています。

出典：厚生労働省「令和６年版　労働経済の分析　－人手不足への対応－」 https://www.mhlw.go.jp/stf/wp/hakusyo/roudou/24/24-1.html

つまり、こうした非効率な作業時間を削減できれば、実質的に「人を増やした」のと同じ効果が得られるのです。

生産性を2倍にするための4つのアプローチ

人手不足の解決策は、大きく以下の4つのカテゴリーに分類できます。

1. 採用力の強化：新しい人材を獲得する方法を見直す
2. 離職防止・定着率向上：今いる社員に長く働いてもらう
3. 業務効率化・生産性向上：少ない人数で成果を出す仕組みを作る
4. 外部リソース活用：社外の力を借りる

この記事では、特に「業務効率化・生産性向上」を中心に、具体的な実践方法を紹介していきます。

【実践編】生産性を2倍にする3ステップ

ここからは、実際にどう進めればいいのか、具体的なステップを説明します。

ステップ1：業務を可視化する（所要期間：2週間）

最初にやるべきは、「誰が何にどれだけ時間を使っているか」を明らかにすることです。現状が見えなければ、改善もできません。

具体的な進め方

1. 業務記録をつける

全社員に1週間の業務記録をつけてもらいます。

• 粒度：30分単位を目安に、「何の業務をしたか」を記録
• 手段：ExcelやGoogleスプレッドシートで十分
• 項目：開始時刻、終了時刻、業務内容、所要時間が分かればOK

2. 業務を分類する

記録した業務を以下の視点で分類します。

• 付加価値を生む業務：売上や顧客満足度に直結する業務（営業、企画、顧客対応、製造など）
• 付加価値を生まない業務：間接的な業務（データ入力、書類探し、承認待ち、社内調整など）

3. 改善対象を特定する

以下の基準で優先順位をつけます。

• 時間がかかっている業務トップ5
• 毎日・毎週繰り返している作業
• 複数の人が同じことをしている作業
• 特定の人しかできない業務（属人化している作業）

可視化で使える無料ツール

• Googleスプレッドシート：業務記録の集計に最適
• Trello：業務の進捗管理（無料プランあり）
• Notion：業務マニュアルの作成と共有（個人利用無料）

可視化の段階では、高額なツールは不要です。まずは手元にあるもので始めましょう。

【別のアプローチ】業務棚卸しワークショップで可視化する

「業務記録をつける」方法以外にも、チーム全体で業務を可視化する方法があります。それが 「業務棚卸しワークショップ」 です。

ワークショップの進め方

1. 準備：付箋、ペン、ホワイトボード（または模造紙）を用意
2. 参加者：改善したい部署のメンバー全員で集まる
3. 時間：2〜3時間を確保

書き出す内容

• 1日の業務の流れ、1週間のルーチン
• 「誰が・どこで・どうやって・どのくらいの時間をかけているか」を具体的に
• 「この作業、なぜやってるんだっけ？」と感じる業務

実施のポイント

• 付箋に1業務ずつ書き出し、ホワイトボードに貼り出す
• 似た業務をグルーピングして、全体像を俯瞰する
• 「属人化している業務」「重複している業務」を発見する

ワークショップのメリット

いきなり完璧を目指す必要はありません。ワイワイ楽しく話し合うことで、「やらされている感」を防ぎ、チーム全体で改善に取り組む雰囲気を作ることができます。

ステップ2：業務を標準化する（所要期間：1〜2ヶ月）

次のステップは、「誰がやっても同じ結果が出る仕組み」を作ることです。属人化を解消することで、業務の効率と品質が安定します。

標準化の5つの手法

1. テンプレート化

よく使う書類のひな形を作ります。

• 見積書
• 請求書
• 報告書
• 提案書
• メールの定型文

作成のポイント

• 記入例も一緒に用意する
• 必須項目と任意項目を明記する
• ファイル名のルールも統一する（例：20250121_見積書_○○商事様）

2. チェックリスト化

作業の抜け漏れを防ぐため、手順をリスト化します。

• 受注処理のチェックリスト
• 納品前の確認チェックリスト
• 月次業務のチェックリスト

作成のポイント

• 作業順に並べる
• チェックボックスを設ける
• 所要時間の目安も記載する

3. マニュアル化

業務手順を文書や動画で記録します。

• テキスト＋スクリーンショットで作成
• スマホで操作動画を撮影（動画の方が伝わりやすい）
• 1つの業務を5〜10分程度の動画に分割

作成のポイント

• 完璧を目指さず、70〜80%の完成度で運用開始
• 使いながら改善していく
• 新人に試してもらい、わかりにくい箇所を修正

4. ナンバリング・コード化

書類やファイルに一貫した番号ルールを設定します。

• 案件番号：20250121-001（日付＋連番）
• 顧客コード：C001、C002…
• 商品コード：P001、P002…

メリット

• 検索が容易になる
• データの紐付けがスムーズになる
• ミスが減る

5. 保存場所のルール化

ファイルの保存場所を統一します。

• フォルダ構造を決める（例：年度＞取引先＞案件）
• ファイル名のルールを決める
• 最新版の管理方法を決める（v1、v2…または日付）

標準化で重要な3つの原則

1. シンプルにする：複雑なルールは守られません
2. 全員で決める：現場の意見を取り入れる
3. 継続的に改善する：一度決めたら終わりではありません

ステップ3：業務を自動化する（所要期間：1〜3ヶ月）

標準化ができたら、繰り返し作業をツールで自動化します。ここで大切なのは、「高額なシステムは不要」という点です。

自動化できる業務の例

定型的なデータ処理

• 売上データの集計
• 在庫データの更新
• 顧客リストの整理
• 請求書の作成

定型的なコミュニケーション

• 受注確認メールの送信
• リマインドメールの送信
• 定期報告書の作成と送信

承認フロー

• 経費精算の承認
• 稟議書の承認
• 休暇申請の承認

初心者でも使える自動化ツール

1. Excelマクロ（VBA）

• 同じ操作の繰り返しを記録して自動実行
• プログラミング不要の「マクロ記録」機能が使える
• コスト：無料（Microsoft Officeに含まれる）

使える場面

• 毎日同じ形式のデータを集計する
• 複数のExcelファイルから特定のデータを抽出する
• 定型的な書類を大量作成する

2. Googleスプレッドシート + Google Apps Script

• Googleのクラウドツールで自動化
• 無料で使える
• メール送信やカレンダー連携も可能

使える場面

• フォームの回答を自動集計してメール送信
• 特定の条件を満たしたら自動で通知
• 複数のスプレッドシート間でデータ連携

3. クラウド型業務ツール

4. RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

RPAとは、人間がパソコンで行う操作（クリック、入力、コピー＆ペーストなど）を、ソフトウェアロボットが自動で実行する技術のことを言います。

RPAの特徴は、プログラミングの知識がなくても使える点です。実際のパソコン操作を記録するだけで、その操作を何度でも自動で再現できます。

例えば、毎日同じWebサイトからデータをダウンロードしてExcelに転記する作業があったとします。この一連の操作をRPAに記録させれば、翌日からはボタン一つで自動実行できるようになります。

複数のシステムをまたぐ作業や、繰り返しの多い定型業務に特に効果を発揮します。

中小企業向けRPAツール

• UiPath：世界的に普及、無料版あり
• BizRobo!：中小企業向けプラン充実
• Coopel：純国産RPAツール、ノーコード

使える場面

• 複数のシステム間でデータをコピー＆ペースト
• Webサイトから情報を収集してExcelに転記
• 定型的なメール送信

自動化で失敗しないための3つのルール

1. 小さく始める

• いきなり全社システムを導入しない
• 1つの部署、1つの業務から試す
• 無料トライアルを活用する

2. 効果の大きい業務から着手

• 削減できる時間が多い業務
• 毎日・毎週発生する業務
• ミスが起きやすい業務

3. 現場の声を聞く

• 実際に使う人の意見を取り入れる
• 試験導入期間を設ける
• 使いにくい点は改善する

【カテゴリー別】人手不足を解決する12の具体的施策

要点：業務効率化以外にも、採用・定着・外部活用の施策を組み合わせることで、総合的な人手不足解決が可能です。

ここからは、業務効率化以外の施策も含めて、実践できる方法を12個ご紹介します。

【採用力強化】採用の幅を広げる4つの施策

施策1：採用ターゲットの拡大

従来の「正社員・フルタイム・若手」という条件を見直します。

拡大できるターゲット

• シニア人材（60代以上）：経験豊富で即戦力
• 主婦・主夫層：短時間勤務やリモートで対応
• 外国人材：技能実習生や特定技能ビザの活用
• 障がい者：法定雇用率の達成と多様性の確保
• 副業人材：週1〜2日の勤務で専門スキルを活用

施策2：リファラル採用（社員紹介制度）

既存社員からの紹介で採用する仕組みです。

導入の手順

1. 紹介報奨金の設定（3〜10万円程度）
2. 紹介しやすい説明資料の作成
3. 社内への制度周知
4. 紹介者・被紹介者のフォロー体制整備

メリット

• 求人広告費が不要
• ミスマッチが少ない
• 定着率が高い

施策3：SNS採用の活用

Instagram、X（旧Twitter）、TikTokなどで情報発信します。

発信すべき内容

• 社員の1日の様子
• 職場の雰囲気
• 仕事のやりがい
• 社内イベントの様子

求人サイトでは伝わらない「リアルな職場の空気感」を見せることが重要です。

施策4：採用サイトの充実

求人情報だけでなく、「この会社で働く意味」を伝えます。

盛り込むべき要素

• 社員インタビュー（入社理由・やりがい）
• 1日のスケジュール
• 教育・研修制度
• キャリアパス
• 福利厚生の具体的内容

【離職防止】定着率を高める3つの施策

施策5：柔軟な働き方の導入

働き方の選択肢を増やすことで、離職を防ぎます。

導入できる制度

• フレックスタイム制：始業・終業時刻を社員が選択
• 時短勤務：育児や介護と両立
• リモートワーク：週1〜2日の在宅勤務
• 副業の容認：スキルアップと収入増を支援

施策6：評価制度の透明化

「頑張っても評価されない」という不満を解消します。

改善のポイント

• 評価基準を明文化する
• 半期ごとに目標設定と振り返りを実施
• 給与テーブルをオープンにする
• 昇進・昇格の条件を明確にする

施策7：定期的な1on1ミーティング

上司と部下が定期的に対話する時間を設けます。

実施方法

• 頻度：月1〜2回
• 時間：30分程度
• 目的：業務報告ではなく、悩みや希望のヒアリング

聞くべきこと

• 困っていることはないか
• どんな仕事がしたいか
• 職場環境で改善してほしいことは何か

【業務効率化】生産性を高める3つの施策

施策8：会議の削減と効率化

意味のない会議は、生産性を下げる最大の要因です。

会議改革の5原則

1. 時間を半分に：1時間の会議を30分に設定
2. 参加者を減らす：必要最小限のメンバーのみ
3. アジェンダを事前共有：議題と目的を明確化
4. 結論を必ず出す：決まったこと・やることを明確化
5. 議事録は簡潔に：決定事項とアクションのみ記録

施策9：ペーパーレス化の推進

紙の書類を減らすことで、多くの時間が節約できます。

取り組み方

• 社内資料は全てPDFで共有
• 電子契約サービスの導入（クラウドサイン、DocuSignなど）
• 電子帳簿保存法に対応した経理システム導入
• タブレット端末での資料閲覧

削減できる時間

• 印刷・製本の時間
• 書類を探す時間
• 保管スペースの管理時間

施策10：情報共有ツールの導入

情報の属人化を防ぎ、チーム全体の生産性を上げます。

おすすめツール

• Notion：社内Wikiとして活用（個人無料）
• Dropbox：ファイル共有（無料プランあり）
• Google Workspace：メール・カレンダー・ドライブ（月額800円〜）
• Microsoft 365：Office＋OneDrive（月額899円〜）

【外部活用】社外リソースを活用する2つの施策

施策11：業務委託・フリーランスの活用

専門スキルが必要な業務は、外部のプロに依頼します。

活用できる業務

• Webサイト制作・運用
• SNS運用
• デザイン制作
• ライティング
• システム開発
• 翻訳

プラットフォーム例

• ランサーズ
• クラウドワークス
• ココナラ

メリット

• 必要な時だけ依頼できる（固定費にならない）
• 高度な専門性を活用できる
• 採用・教育コストが不要

施策12：アウトソーシング（BPO）

定型業務をまるごと外部に委託します。

アウトソーシングできる業務

• 経理（記帳、給与計算）
• 人事労務（勤怠管理、社会保険手続き）
• コールセンター（電話対応）
• 配送・物流
• 清掃・設備管理

メリット

• 社員がコア業務に集中できる
• 業務品質が安定する
• 繁閑に応じた柔軟な対応が可能

生産性向上の効果を最大化する3つのポイント

ポイント1：効果を数値で測定する

改善活動を続けるには、効果を可視化することが重要です。

測定すべき3つの指標

1. 時間削減率

   • 計算式：（改善前の時間 - 改善後の時間）÷ 改善前の時間 × 100
   • 例：60分 → 20分 = 67%削減

2. コスト削減額

   • 計算式：削減時間 × 時給 × 年間回数
   • 例：40分削減 × 2,000円 × 500回 = 年間66万円削減

3. エラー率の変化

   • 改善前と改善後のミス発生件数を比較
   • 例：月5件 → 月1件 = 80%改善

ポイント2：PDCAサイクルを回す

一度改善したら終わりではありません。継続的に見直しましょう。

PDCAの回し方

• Plan（計画）：改善目標と施策を決める
• Do（実行）：施策を実行する
• Check（評価）：効果を測定する
• Action（改善）：問題点を修正し、次の改善へ

ポイント3：成功体験を社内で共有する

改善の成果を定期的に全社員に共有しましょう。

共有の方法

• 月次会議で進捗報告
• 社内チャットで成功事例を紹介
• 貢献した社員を表彰
• 改善前後の数値を掲示

これにより、「自分たちの会社は変わってきている」という実感が生まれ、次の改善活動への協力が得やすくなります。

よくある質問と回答

Q1：IT投資の予算がありません。どうすればいいですか？

A：まずは無料〜月額数千円のツールから始めましょう。

• 無料で使えるツール：Googleスプレッドシート、Trello、Notion（個人利用）、Slack（無料プラン）
• 低価格のツール：kintone（月額1,000円〜）、freee（月額980円〜）

初期投資ゼロでも、業務改善は十分に可能です。成果が出てから、段階的に投資を増やしていけば問題ありません。

Q2：社員がITツールに慣れるか不安です

A：段階的な導入と丁寧なサポートで解決できます。

対策

1. まずは若手社員にテスト利用してもらう
2. 操作マニュアルを動画で作成する
3. 社内に「サポート担当」を1名置く
4. わからないことはいつでも聞ける体制を作る
5. 焦らず、数ヶ月かけて慣れてもらう

最初は抵抗があっても、慣れれば「これなしでは仕事できない」という声が必ず出てきます。

Q3：効果が出るまでどのくらいかかりますか？

A：施策によりますが、3〜6ヶ月で変化が見えてきます。

• 業務の可視化・標準化：1〜2ヶ月で一部の業務に効果
• 自動化ツール導入：導入後1〜2ヶ月で効果実感
• 採用施策：3〜6ヶ月で応募数の変化
• 離職防止施策：半年〜1年で離職率の変化

重要なのは、「すぐに結果を求めすぎない」ことです。小さな改善を積み重ねることで、確実に成果は出ます。

Q4：どの施策から始めればいいですか？

A：以下の基準で優先順位をつけましょう。

優先度が高い施策

1. 実施難易度が低い（すぐに始められる）
2. 効果が大きい（削減できる時間が多い）
3. 全社に横展開できる（他の部署でも使える）

例えば、「テンプレート化」や「チェックリスト化」は、コストゼロですぐに始められ、効果も実感しやすいのでおすすめです。

今日から始められる3つのアクション

この記事を読んで「やってみよう」と思った方へ、明日から実行できるアクションをご紹介します。

アクション1：自分の業務を1週間記録する（今日から）

まずは自分自身の業務を振り返ってください。

• 30分単位で業務内容を記録
• 「これ、本当に必要？」と疑問に思った作業をチェック
• 1週間後に記録を見返す

1週間の記録を見れば、改善すべきポイントが必ず見つかります。

アクション2：テンプレートを1つ作る（今週中）

よく使う書類を1つ選んで、ひな形を作りましょう。

• 見積書
• 請求書
• 報告書
• メールの定型文

たった1つでも、年間で数十時間の節約になります。完璧を目指さず、70%の完成度で作ってみましょう。

アクション3：社員と対話する（今月中）

現場の社員に聞いてみてください。

• 「どんな作業に時間がかかってる？」
• 「もっと楽にできそうなことはある？」
• 「会社に改善してほしいことは？」

経営者が気づいていない非効率が、必ず見つかります。大切なのは、責めるのではなく、「一緒に考える」姿勢です。

まとめ：人を増やす前に、まず仕組みを変えてみよう

採用市場が厳しい今、「人を増やす」という発想から「今いる人で最大の成果を出す」という発想への転換が必要です。

この記事でご紹介した方法は、特別な知識やスキルがなくても実行できます。

生産性2倍への3ステップ

1. 業務を可視化する（2週間）
2. 業務を標準化する（1〜2ヶ月）
3. 業務を自動化する（1〜3ヶ月）

人手不足を解決する12の施策

【採用力強化】

1. 採用ターゲットの拡大
2. リファラル採用
3. SNS採用
4. 採用サイトの充実

【離職防止】 5. 柔軟な働き方の導入 6. 評価制度の透明化 7. 定期的な1on1ミーティング

【業務効率化】 8. 会議の削減と効率化 9. ペーパーレス化 10. 情報共有ツールの導入

【外部活用】 11. 業務委託・フリーランス活用 12. アウトソーシング（BPO）

これらを全て実行する必要はありません。自社の状況に合わせて、優先度の高いものから始めましょう。

大切なのは、「人が足りない」と嘆くのではなく、「今いる人員で最大の成果を出す仕組み」を作ることです。その積み重ねが、持続可能な成長につながります。

完璧を目指さず、小さな改善を積み重ねることが、生産性向上への近道です。

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「何から始めればいいかわからない」という段階からでも大丈夫です。まずは現状をお聞かせください。無料相談でお待ちしております。